11. oktober 2025
Forretningsorden for sergentmessen Vordingborg kasserne
Denne forretningsorden, beskriver retningslinjer for bestyrelsens arbejde, og skal betragtes som et supplement til messens vedtægter. I tilfælde af modstrid mellem forretningsorden og vedtægter, har vedtægterne altid forrang.
Gennemgang og evt. tilretning af forretningsordenen skal altid være første punkt på dagsordenen på det første bestyrelsesmøde efter en generalforsamling. Dokumentet kan løbende opdateres, når bestyrelsen finder behov.
Bestyrelsesarbejde og -møder
Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen og består af medlemmer jf. vedtægterne.
Hvorvidt suppleanter skal inviteres til bestyrelsesmøder, besluttes på første bestyrelsesmøde og under hensyntagen til suppleantens eget ønske. Beslutningen føres til referat på mødet.
For bestyrelsens arbejde gælder følgende:
- Det skal afholdes bestyrelsesmøde den 2. tirsdag i hver måned, evt. kan juli springes over. Ændringer til denne praksis skal aftales på forudgående bestyrelsesmøde.
- Til bestyrelsesmøderne indkaldes alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter (såfremt aftalt).
- Mødestrukturen aftales af den nye bestyrelse umiddelbart efter generalforsamlingen, og det enkelte møde indkaldes formelt af formanden, ved udsendelse af en foreløbig dagsorden min. syv dage før mødets afholdelse. Den foreløbige dagsorden indeholder de faste punkter (standard) samt evt. fortsatte og overførte punkter fra det seneste møde.
- Faste punkter (standard) på dagsordenen er følgende:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Gennemgang af seneste referat
3. Aktuelle sager fra seneste møde
4. Kommende arrangementer
6. Nyt fra formanden
7. Nyt fra kassereren (Status kassebeholdning)
8. Kommunikation og hjemmeside, herunder succeshistorier
9. Indkomne og specielle punkter
10. Gennemgang af aktionsliste
11. Næste møde
12. Eventuelt
- Efter indkaldelsens udsendelse har bestyrelsesmedlemmerne tre dage til – ved skriftlig respons til indkalderen – at tilføje ønskede punkter til dagsordenen.
- Senest tre dage før mødet udsendes om nødvendigt en endelig dagsorden med det formål at de øvrige bestyrelsesmedlemmer kan forberede sig på nytilkomne punkter. Såfremt der findes dokumentation til understøttelse af enkelte punkter, skal disse sendes med ud som bilag.
- Møderne afholdes i sergentmessens lokaler, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt.
- Referatet fra et bestyrelsesmøde skal distribueres til bestyrelsen senest syv dage efter mødets afholdelse. Såfremt bestyrelsesmedlemmer ikke opponerer mod referat inden for tre hverdage, betragtes det som godkendt og lægges det på hjemmesiden af referent.
- Medmindre andet er aftalt, forventes bestyrelsesmedlemmer at tage action på de punkter, der er tilskrevet dem i referat/aktionsliste som aftalt.
- Alle referater (uden fortrolige og personlige oplysninger) skal offentliggøres for klubbens medlemmer på hjemmesiden i Klubmodul og være tilgængelige i mindst tre år.
- Mellem bestyrelsesmøder kan beslutninger ske ved rundsendelse af mail eller gruppe Messenger, hvorefter et emne kan betragtes som vedtaget, når der er gået mindst 24 timer og flertallet har svaret positivt.
Udvalg
Bestyrelsen kan nedsætte underudvalg til at tage sig af definerede opgaver på bestyrelsens vegne og med et veldefineret mandat, også med ressourcer uden for bestyrelsen hvis påkrævet.
For ethvert nedsat udvalgsarbejde gælder følgende:
- Nedsatte udvalg bør inkludere et medlem fra bestyrelsen, der fungerer som kommunikativt bindeled mellem udvalg og bestyrelse.
- Nedsatte udvalg kan dog sagtens fungere uden et medlem fra bestyrelsen og vil i de tilfælde have en fast bestyrelseskontakt til hvem udvalget indrapporterer status forud for bestyrelsesmøder eller efter nærmere aftale.
- Nedsatte udvalg skal have et mål og formål, samt en rammeøkomomi og en beskrivelse af hvordan udvalgets omkostninger dokumenteres.
Når man er sat på som hovedansvarlig behøver det ikke nødvendigvis at betyde, at man skal udføre det hele selv. Man kan sagtens uddelegere og finde hjælpere. Kan opgaven ikke løses skal bestyrelsen straks have besked.
Økonomi
Alle medlemmer af bestyrelsen kan foretage indkøb, under kr. 500,-, uden godkendelse på et bestyrelsesmøde. Man skal dog underrette om indkøbet på kommende bestyrelsesmøde.
Dette gælder ikke ved indkøb til normal drift, såsom brød, pålæg og drikkevarer.
Force majeure
I helt særlige tilfælde kan formanden og et bestyrelsesmedlem (helst kasser) disponere over foreningens ressourcer, hvis tidsfristen ikke tillader ”almindelig behandling” på et bestyrelsesmøde. Dog må Foreningen ikke gældsættes ud over formue. Dispositionen skal forklares på førstkommende bestyrelsesmøde.